Byggesaksavdeling under lupen

1000 ubehandled saker ble ryddet opp i, 1000 ble fortsatt liggende, og for mange ligger fortsatt der, ifølge Svein-Erik Klouman. (Illustrasjonsfoto)

1000 ubehandled saker ble ryddet opp i, 1000 ble fortsatt liggende, og for mange ligger fortsatt der, ifølge Svein-Erik Klouman. (Illustrasjonsfoto) Foto:

Av
DEL

debatt 

Det politiske kontrollutvalget i Lillehammer kommune har foretatt en intern kontroll av sin egen byggesaksavdeling, og rutinene rundt byggesaksbehandling.  Kontrollen er utført av Innlandet revisjon IKS. Rapporten på 50 sider, er datert august 2017.

Rapporten og konklusjonene har ikke blitt kommentert av pressen. Den er derfor lite kjent, til tross for at den inneholder mange vesentlige påpekninger om svakheter i behandlingen av byggesaker.  Rapporten bekrefter til dels mangel på gode rutiner, og at det har vært slik lenge.

Rapporten anfører i ett avsnitt at «det bør være rutine for hvordan ansatte skal rapportere om avvik, feil eller mangler» , og så kommer det: Ansatte i byggesaksavdelingen melder ikke avvik i henhold til denne rutinen.  Man har med andre ord ikke ansett avviksrapportering som viktig.

Annet sted står det: Det går frem av årsmeldingen 2016 , at et av fokusområdene har vært å innføre aktiv bruk av risiko-sårbarhetsanalyser i hele organisasjonen. Dette har ikke blitt gjennomført i byggesaksavdelingen.

Lenger ned i rapporten står det at det ligger en risiko i for dårlig oppfølging av byggesaker. Så kommer det: Et søk  i ESA (arkivet)ga over 1000 uavslutta saker fra årene 2003-2014. Kommunen har hatt et prosjekt for å rydde opp i 2000 gamle, uavslutta byggesaker, men dette prosjektet ble avsluttet i 2014 på grunn av manglende ressurser.  Begrunnelsen som noen har oppgitt til revisjonen, stemmer dårlig. Prosjektet ble stoppet under budsjettbehandling fordi man mente det ikke var lønnsomt nok.

Revisjonen bekrefter at det burde vært en gjennomgang og opprydding i disse sakene. «Det er risiko for at tiltak er oppført og tatt i bruk ulovlig. Manglende ferdigattester kan også ha konsekvenser for gebyrene. Det er ikke foretatt noen videre undersøkelser av  følgeskadene.»

Min kommentar til dette, er at jeg som deltager i opprydding påviste og rapporterte inntjeninger/gebyrendringer i slikt format at oppryddingen var tilnærmet selvfinansierende.  Ryddeprosjektet fjernet ca 1000 uferdige saker, og inntjeningen var over en halv million i form av endringer i VA-gebyr, eiendomsskatt og annet. Det gjensto som sagt 1000 saker da prosjektet ble stanset, og man kan undres over ledelsens begrunnelse og tankegang.

Ved revisjonen av eiendomsskattegrunnlaget i 2016-17, støtte  man på nytt bort i alle disse uferdige sakene/eiendommene.  De ble av saksbehandlerne merket med «returneres byggesak for behandling».  På nytt fikk man bekreftet over 1000 uferdige saker, og det kunne ikke komme som noen overraskelse.

Ved forrige kontroll av eiendommene i kommunen  i forbindelse med eiendomsskatten i 2006, ble problemet med manglende ferdigattest  løst ved at man innførte betegnelsen «tatt i bruk», selv om man visste at dette ikke var formelt i orden. Det ble registrert om lag 2000 slike «tatt i bruk»-eiendommer.

Det skrives også i rapporten under anbefalinger: Utarbeide rutiner for oppfølging av byggesaker som nærmer seg fristen for ugyldighet der det ikke er søkt om ferdigattest eller midlertidig brukstillatelse.  Fristen for gyldig tillatelse er 3 år. Det står også i byggetillatelsene, at det skal meldes fra ved oppstart.  Oppfølging fra kommunens side, har aldri blitt satt i system, og det eksisterer også midlertidige brukstillatelser som er eldgamle.

I et eget avsnitt i rapporten berøres tilsyn og ulovlighetsoppfølging. Her sies det, at det ikke har vært ressurser til å vurdere kommunens tilsynsvirksomhet. Systematisk tilsyn i marken, er meget lavt prioritert.

Etter Storgatebrannen, bestemte kommunen seg for å gjennomføre systematisk tilsyn med alle gårdene i Storgata. Det avdekket flere ulovlige leiligheter, og andre uheldige forhold, i følge rapporten.   Det er etter mitt skjønn sannsynlig, at tilsyn over hele kommunen ville avdekke mer. Men man har som sagt de siste 20 årene ikke hatt rutine for faste tilsynsrunder.

Kommunestyret behandlet rapporten i møte 4.9. i år, og har vedtatt, at man skal igangsette tiltak for å få gamle uavslutta saker ut av verden. Det er bra, men man burde samtidig spørre seg hvorfor man stoppet den velfungerende ryddingen som var godt igang,  og nå må restarte hele prosessen?   

Byggesaker blir arkivert på eiendommen de tilhører, og byggesaksarkivet inneholder livshistorien for alle eiendommer i kommunen. Arkivet tar ikke imot uavsluttede saker.  Disse ligger rundt på kontorer og ventearkiv, og tallet har de siste 20 årene vært mellom 1000 og 2000 uavsluttede saker.

Kommunestyret har nå pålagt å få slutt på problemet med uavsluttede saker, og har med tydelighet  sagt, at det må endres på rutiner, at man må utføre tilsyn ute, og at det må legges  opp til bruk av avviksrapportering. Det er ikke hver dag det kommer så klare krav til endring. Spørsmålet er om det blir bevilget midler?

Den gjennomførte revisjonen har bare handlet om byggesaksavdelingen.  Min anbefaling til kontrollutvalget må være, at man foretar en revisjon av rutiner og funksjoner i hele den tekniske sektoren.

Samtidig må det forutsettes at kommunestyret innser, at økt innsats for forbedring vil koste noe, før man er i mål. Vil man ikke det, er det bare å la alt være som før.

Svein-Erik Klouman

Tidligere brannsjef i Lillehammer

Skriv ditt leserbrev her «

DELTA I DEBATTEN! Vi oppfordrer leserne til å bidra med sine meninger, både på nett og i papir

Artikkeltags